二、教学科必须明确责任人负责整理和保管教学档案，确保教学档案的系统性、完整性和准确性。档案管理人员要热爱档案事业，忠于职守，熟悉档案管理的有关知识。

三、档案管理人员必须主动及时收集、妥善保存在工作中形成的档案材料；档案资料的存放应保持整洁、干燥，严禁吸烟，严禁放置易燃品，确保档案的万无一失。凡丢失、损坏档案材料者，按有关规定处理。

四、各类保存的档案须有正式印稿两份，且应有原稿，并要字迹清楚、无损坏，不得用易褪色笔书写材料。管理人员在接受档案材料时要认真检查，发现有不符合要求的档案材料有权退回。

五、一般不接待外校人员电话查询学生档案，如有外调工作人员来访，必须要求对方持有单位介绍信，由学院分管领导签字后方可接收。档案管理工作人员不能擅自将任何教学档案带出学校。

六、教学档案时间一律按学年归档组卷。各类教学计划、考试试题要按年级、层次、专业、学期、类型归档。档案组卷要合理、科学、符合要求、便于保存查找。装订档案要牢固、整齐。卷内目录填写要规范清晰，立卷人、检查人要签名。

七、需要向学校综合档案室移交的档案，应按学校要求整理、装订，于每年11月中旬送学校综合档案室，并办理移交手续；不需要移交校档案室但我院需要保存的档案材料，年底经检查后保存在教学档案室。凡需销毁、处理的档案材料必须经科长审查、报分管院长同意并对销毁、处理档案进行登记注册。

本规定自颁布之日起执行。

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